Online samenwerken en het delen van documenten met medewerkers en klanten vereist een doordachte aanpak. Digitaliseringen van klantdossiers zorgt ervoor dat het eenvoudiger is om documenten op te slaan en te delen. Helaas komt het nog te vaak voor dat er te veel handmatige taken moeten worden uitgevoerd of dat te veel medewerkers toegang hebben tot klantdossiers. Provisioning speelt een belangrijke rol in het proces van toegangsbeheer. In dit blog lees je wat de rol van provisioning is en wat de voordelen zijn voor het accountantskantoor.

De rol van provisioning

Geautomatiseerde provisioning is het proces van het automatisch toewijzen en beheren van toegangsrechten. Accountantskantoren kunnen snel en nauwkeurig de juiste toegang bieden aan medewerkers. Provisioning is er op verschillende niveaus namelijk: netwerk, server, applicatie en gebruiker. Gebruikersprovisioning is het belangrijkste niveau van provisioning. Elke nieuwe medewerker of verandering in functie vereist een update van gebruikersrechten. Daarom is geautomatiseerde provisioning essentieel voor de efficiëntie van accountantskantoren.

Het is belangrijk om alleen rollen en rechten toe te kennen die nodig zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden. Dit zorgt ervoor dat je compliant bent. Ook is provisioning efficiënt zodra een medewerker uit dienst treedt. Toegang tot de systemen wordt vanuit één centrale omgeving ingetrokken, dit wordt ook wel deprovisioning genoemd.

Voordelen van geautomatiseerde provisioning

Een kantoor werkt niet alleen veiliger en efficiënter, maar er zijn ook andere redenen waarom provisioning zo belangrijk is. Hieronder lees je enkele redenen:

1. Onboarden nieuwe medewerkers

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, moet er toegang worden gegeven tot de juiste gegevens en software door de IT-medewerker of applicatiebeheerder. Dit vergt tijd en gaat ten koste van een soepel inwerkproces. Met provisioning krijgen nieuwe teamleden direct toegang tot alle benodigde gegevens en software.

2. Grip op toegang tot vertrouwelijke gegevens

Het beveiligen van vertrouwelijke gegevens en documenten heeft binnen de accountancy een hoge prioriteit. Helaas komt het nog te vaak voor dat medewerkers toegang hebben tot gegevens die zij niet nodig hebben voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dankzij de mogelijkheid om clientgebruikers uit te sluiten van een dossiermap, kun je met provisioning nauwkeurig bepalen wie toegang heeft tot welke dossiers en documenten. Voor medewerkers is het eveneens mogelijk om in te regelen dat zij geen toegang krijgen tot specifieke cliënten of dat zij geen toegang hebben tot de dossier/accorderingsmodule. Of het nu gaat om de jaarrekening van de ondernemer, financiële rapporten of andere vertrouwelijke gegevens, met provisioning heb je volledige grip op het toegangsbeheer.

3. Eenvoudig samenwerken

Klanten vertrouwen op een effectieve samenwerking. Ze gaan ervan uit dat accountantskantoren zo veilig mogelijk met hun gegevens omgaan. Provisioning zorgt ervoor dat documenten moeiteloos en veilig worden gedeeld. Niet alleen de online samenwerking met klanten gaat erop vooruit. Geautomatiseerde provisioning werpt ook zijn vruchten af bij medewerkers. Je krijgt sneller en efficiënter toegang tot de juiste documenten en kan direct aan de slag. Dit verhoogt de productiviteit van medewerkers. Ook wordt de IT-medewerker minder belast met het toekennen van rollen en rechten voor diverse applicaties en documenten.

4. Centraal beheer van gebruikers

Geautomatiseerde provisioning zorgt ervoor dat het risico op menselijke fouten kleiner wordt. Het handmatig toekennen van rollen en rechten is nooit volledig veilig. Ook is het bijhouden van wie toegang heeft tot wat onoverzichtelijk als er geen gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde provisioning. Er is geen actueel en realtime overzicht wie toegang heeft. Met geautomatiseerde provisioning wordt er een gedetailleerd overzicht bijgehouden. In dit overzicht beheer je centraal toegang en houd je controle met gedetailleerde logs en rapporten.

Zo werkt provisioning bij PinkWeb

PinkWeb klanten hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van integratie met Microsoft Active Directory. De medewerkers zijn dan automatisch in één keer ingelogd op PinkWeb en er zijn bijkomende mogelijkheden voor het automatisch uitgeven en intrekken van toegangsrechten.

Met provisioning stellen wij je in staat om het werkproces te optimaliseren voor efficiëntie en veiligheid. Wil jij meer weten over provisioning? Neem dan contact met ons op en wij laten de mogelijkheden zien tijdens een demo.