De digitale handtekening is niet meer weg te denken voor accountantskantoren. Er zijn behoorlijk wat losse ondertekeningsoplossingen op de markt, waarmee accountantskantoren verschillende documenten kunnen ondertekenen. Het is belangrijk om een weloverwogen keuze te maken tussen een losse ondertekeningsoplossing of een geïntegreerde zoals bij PinkWeb. Ook kantoren die al gebruikmaken van een oplossing, moeten regelmatig controleren of het ondertekenproces efficiënter ingericht kan worden. In dit blog lees jij hoe de juiste oplossing kan helpen bij het stroomlijnen van het ondertekeningsproces.

Nadelen van een losse ondertekeningsoplossing

Veel accountantskantoren hebben al een ondertekeningsoplossing omarmd en afscheid genomen van de ‘natte’ handtekening. De manier waarop deze oplossing in bedrijfsprocessen is geïmplementeerd loopt sterk uiteen. Wat wij vaak zien is dat het proces van printen, ondertekenen, scannen en versturen is gedigitaliseerd. Maar medewerkers moeten handmatig alle stappen doorlopen om een document te (laten) ondertekenen. De handmatige taken vergen niet alleen tijd en aandacht van medewerkers, de kans op fouten wordt ook groter. Zo kan het document gedeeld worden met de verkeerde persoon of wordt het op de verkeerde plaats gearchiveerd.

De losse ondertekeningsoplossing is niet alleen minder efficiënt, maar zorgt ook voor grotere veiligheidsrisico’s. Het komt regelmatig voor dat de ondertekenaars niet voldoende geverifieerd zijn omdat documenten al via een eenvoudige e-mail link ondertekend kunnen worden. Ook komt het voor dat ondertekende documenten achteraf alsnog per e-mail worden toegestuurd naar de klant. Niet heel veilig dus.

Efficiencyslag met een geïntegreerde oplossing

Als je kiest voor een geïntegreerde oplossing tackel je veel van de geschetste problemen. Binnen PinkWeb was het altijd al mogelijk om documenten te ondertekenen met twee externe oplossingen. Maar binnen het portaal is er ook een geïntegreerde oplossing. Klanten mogen kiezen welke oplossing ze gebruiken. Maar uiteindelijk levert de geïntegreerde oplossing flinke voordelen op. Bij PinkWeb streven we ernaar om steeds meer handmatige stappen te elimineren om het proces efficiënter en veiliger te maken. Dit allemaal in één centrale omgeving.

Een veilig gestroomlijnd ondertekeningsproces bestaat uit vijf stappen. Allereerst wordt het document vanuit diverse softwareprogramma’s beschikbaar gemaakt voor het plaatsen van een digitale handtekening. Vervolgens worden de juiste personen binnen een organisatie aangewezen om de documenten te ondertekenen. Bij PinkWeb gebeurt dit automatisch op basis van de CRM-koppeling. De ondertekenaar ontvangt dan een notificatie om het document in de beveiligde omgeving digitaal te ondertekenen. Zodra dit gebeurd is, verschijnt het document in het overzicht van ondertekende stukken. Afhankelijk van het documenttype, wordt het automatisch doorgestuurd naar instanties zoals de belastingdienst, de Kamer van Koophandel of de bank, en op de juiste plaats gearchiveerd voor dossierbeheer. Door het ondertekeningsproces via één omgeving, zoals PinkWeb, te laten lopen weet je wie mag tekenen, wie dossiers mag inzien en wat de status van het ondertekeningsproces is.

Kies voor veiligheid én gemak

Helaas zien we het in de praktijk nog te vaak: medewerkers of klanten kiezen gemak boven veiligheid. Als medewerkers onnodig handmatig taken moeten uitvoeren, zullen ze naar creatieve manieren zoeken die sneller zijn, de zogenaamde olifantenpaadjes. Helaas is dit niet altijd de veiligste oplossing. Ze mailen een document of ‘knutselen’ een handtekening in elkaar door een handtekening op papier te scannen. Zo’n handtekening is echter niet hetzelfde als een digitale handtekening, die via een elektronische transactie tot stand komt. Deze is dus minder of zelfs niet betrouwbaar.

Door gebruik te maken van de geïntegreerde oplossing, kies je voor veiligheid én gemak. Het ondertekeningsproces verloopt via één centrale omgeving met een hoge mate van beveiliging. Tijdens het proces wordt er geen uitstap naar een externe oplossing gemaakt, hierdoor verklein je je veiligheidsrisico’s. Veel stappen in het ondertekeningsproces zijn geautomatiseerd. Als alle documentstromen via PinkWeb lopen, beschikken we over data om het ondertekeningsproces nog slimmer en veiliger te maken. Zo weet het systeem wie er mag tekenen en wie welke dossiers in mag zien. Die gedetailleerde kennis wordt ingezet om het ondertekeningsproces te optimaliseren en automatiseren met behulp van AI en machine learning.

De quick wins van ondertekenen met PinkWeb

• Je hoeft geen stukken te uploaden of te verplaatsen naar de ondertekenings-tool. Dankzij koppelingen met diverse pakketten, stuurt PinkWeb ze rechtstreeks door naar de juiste personen of instanties en zet deze automatisch op de goede plek.
• Je hoeft niet bij elk document steeds weer aan te geven welke persoon het moet tekenen. Vaak zijn het dezelfde mensen die bepaalde documenten ondertekenen.
• Je hoeft ondertekende stukken niet te archiveren, dat gebeurt automatisch, ook naar achterliggende systemen.
• Je hoeft nooit meer te zoeken naar ondertekende documenten, omdat die altijd centraal worden bewaard.
• Je kunt ondertekende documenten makkelijk verder gebruiken vanwege de koppelingen met andere softwareprogramma’s.
• Je hebt goed zicht op klanten die wel of niet hebben ondertekend. In het online portaal zie je in een oogopslag welke klanten nog niet hebben ondertekend.
• PinkWeb herinnert klanten als de deadline nadert en ze nog niet hebben getekend. Je hoeft dit niet zelf in bijvoorbeeld Excel bij te houden.
• PinkWeb ondersteunt niet alleen het ondertekenen van PDF documenten, maar ook het verwerken van XBRL bestanden en de XML verklaring bij de jaarrekening, naast koppelingen naar Belastingdienst, KvK en banken.

Wil jij meer weten over digitaal ondertekenen met de geïntegreerde oplossing van PinkWeb? Maak kennis met Lycke en stel je vragen of krijg een volledige demo om alle mogelijkheden te zien. Plan hieronder gelijk een moment in haar agenda.