KYC (Know Your Customer) is niet enkel een administratieve verplichting; het is cruciaal voor bedrijven, vooral die onder Antiwitwaswetgeving (AML, oftewel Anti Money Laundering) vallen. We duiken dieper in waarom KYC belangrijk is en wat het inhoudt. Voor accountants, banken, vastgoedmakelaars en anderen is het correct verzamelen van gegevens essentieel. Maar KYC gaat verder: begrijpen waarom klanten je diensten willen gebruiken en het beoordelen van risico zijn ook van belang. Ontdek waarom KYC geen verplichting is, maar een slimme zet voor je bedrijf.

Verplichte KYC checks

Niet alle bedrijven zijn verplicht om KYC checks uit te voeren. Dit is voornamelijk verplicht voor bedrijven die gereguleerd zijn onder de AML-wetgeving. Wie hieronder vallen is na te lezen op de website van de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU). Zij moeten KYC-onderzoek uitvoeren en verdachte transacties melden:

• Accountants
• Advocaten
• Banken
• Financiële instellingen
• Vastgoedmakelaars
• Aanbieders van kansspelen
• Notarissen
• Makelaars
• Levensverzekeraars
• Verkopers van hoogwaardige goederen zoals kunst of diamanten

De volledige lijst beschikbaar op de FIU-website.

Wat te controleren

Bij individuele klanten of de daadwerkelijke eigenaren van een bedrijf, moet de volgende informatie worden verzameld en geverifieerd:

• Volledige naam
• Adres
• Geboortedatum

Bij bedrijven moet aanvullende informatie worden verkregen:

• Juridische naam van het bedrijf
• Juridische vorm
• Registratienummer
• Adres
• Informatie over de daadwerkelijke eigenaar (UBO, ultimate beneficial owner)

Het verzamelen van minder data kan voldoende zijn voor klanten met een laag risico. Bij klanten met een hoog risico is een meer uitgebreide verzameling van informatie noodzakelijk.

Doel van de zakelijke relatie bepalen

Bedrijven moeten begrijpen waarom hun klanten hun producten of diensten willen gebruiken. Zo kan bij het openen van een bankrekening het doel zijn om geld veilig te bewaren en er gemakkelijk toegang toe te hebben. In dit kader verzamelen bedrijven informatie over:

• Typen transacties
• Verwachte omvang en frequentie van transacties
• Betrokken landen bij de transacties

Het kennen van het doel van de zakelijke relatie helpt bedrijven bij het detecteren van verdachte activiteiten, zoals bijvoorbeeld witwassen van zwart geld of de financiering van terroristische activiteiten.

Risicobeoordeling

Om het risico dat een klant voor een bedrijf vormt te kunnen beoordelen, zijn er verschillende indicatoren waar bedrijven naar kunnen kijken:

• Is de klant een PEP (Politically Exposed Person, oftewel een Politiek Prominent Persoon)?
• Heeft de klant een bedrijf dat een hoog risico loopt op financiële criminaliteit?
• Heb je de klant persoonlijk ontmoet?
• Verkoop je direct aan de klant of via een tussenpersoon?
• Is de klant geïnteresseerd in een product met een hoog risico?

Deze indicatoren helpen bij het inschatten of een klant een hoog of laag risico vormt. Met deze informatie kunnen bedrijven proactief maatregelen nemen om hun blootstelling aan risico’s te beperken en te voldoen aan de verschillende compliance-eisen. Het uiteindelijke doel is om financiële criminaliteit effectief te voorkomen en te bestrijden.

Waarom en hoe

Het doel van KYC is om te begrijpen waarom en hoe klanten van plan zijn om producten of diensten te gebruiken. Bedrijven moeten de verwachte transactietypen, grootte en frequentie van transacties, en daarbij betrokken landen identificeren. Dit helpt bij het opsporen van verdachte activiteiten, zoals geld witwassen of terrorismefinanciering.

Regelmatig opnieuw uitvoeren van risicobeoordelingen zijn ook cruciaal, waarbij gekeken wordt naar de klant, hun bedrijfstak, en hun interesse in bepaalde producten of diensten.

Conclusie

Het uitvoeren van KYC is verplicht voor specifieke bedrijven onder de AML-regelgeving en diverse sectoren volgens de FIU-Nederland. Het proces omvat het verzamelen, verifiëren en regelmatig updaten van klantinformatie, evenals het uitvoeren van risicobeoordelingen om de onderneming te beschermen tegen financiële criminaliteit.

Lees meer over PinkWeb Comply